Auf dem Tisch
liegt nur noch,
was entschieden
werden muss.
Wie ein kleiner Betrieb seine Büroarbeit neu organisiert und Zeit für das eigentliche Geschäft zurückgewonnen hat.
Erstgespräch vereinbaren
Morgens ins Büro kommen und sofort wissen, was zu tun ist. Jeder sieht, welche Aufgaben bei ihm liegen. Was noch offen ist, meldet sich von selbst wieder. Auf dem Schreibtisch liegt nur noch, worüber tatsächlich jemand entscheiden muss.
Was heute selbstverständlich klingt,
war vor wenigen
Wochen noch
ganz anders.
Belege, Rechnungen und Formulare stapelten sich. Alles musste gelesen, geprüft, zugeordnet, weitergegeben und abgelegt werden. Eine Menge Arbeit, die erledigt werden musste, aber keinen unmittelbaren Beitrag zum eigentlichen Geschäft leistete. Zeit, die bei den Kunden fehlte.
Die Idee, daran etwas zu ändern, lag nahe. Die Zweifel allerdings auch:
„Dafür sind wir zu klein. Wir können das nicht. Keiner von uns hat Erfahrung damit.“
Genau hier setzte
die Zusammenarbeit an.
Statt eine fertige Standardlösung über den Betrieb zu stülpen, wurde eine Automatisierung entwickelt, die sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen orientiert. Denn jeder Betrieb hat eigene Regeln:
- Was muss geprüft werden?
- Wer muss informiert werden?
- Wer gibt etwas frei?
- Und was passiert anschließend?
Dann lief der erste Arbeitsablauf durch: Ein Dokument kommt an, wird gelesen, eingeordnet und der zuständigen Person vorgelegt.
kommt an gelesen eingeordnet vorgelegt Freigabeper Klick
Der entscheidende Schritt folgte mit der ersten Freigabe per Klick. Ablage, Weitergabe und Erinnerungen liefen von nun an automatisch. Was vorher jemand im Blick behalten und von Hand erledigen musste, übernahm jetzt der Prozess.
Schon nach zwei Wochen hatte sich
der Arbeitsalltag grundlegend verändert.
Die Büroarbeit war nicht verschwunden. Aber sie beanspruchte deutlich weniger Aufmerksamkeit. Jeder wusste, was bei ihm lag. Offene Aufgaben gerieten nicht mehr in Vergessenheit. Und auf dem Tisch blieb nur noch, was eine Entscheidung erforderte.
Die gewonnene Zeit
gehört wieder
den Kunden.